Backup poczty e-mail

Dlaczego warto wykonywać backup poczty e-mail?

Poczta e-mail stanowi główny kanał komunikacji firmowej, niezależnie od branży czy wielkości organizacji. Każdego dnia przez firmowe skrzynki pocztowe przepływają wiadomości o znaczeniu strategicznym, operacyjnym i prawnym. 

Utrata tych danych może prowadzić do:

• zakłóceń w realizacji projektów – brak dostępu do wiadomości oznacza przerwanie ciągłości operacyjnej;
• naruszenia obowiązków wynikających z przepisów prawa – m.in. RODO, NIS 2, ISO 27001;
• niemożliwości udowodnienia ustaleń w relacjach biznesowych – brak archiwalnych maili uniemożliwia weryfikację uzgodnień.

W Avendi konfigurujemy automatyczne kopie zapasowe poczty e-mail, które obejmują zarówno aktywne konta, jak i skrzynki nieaktywne. Dzięki temu nasi klienci mogą odzyskać pojedynczą wiadomość e-mail, cały folder poczty lub całą skrzynkę e-mail w razie potrzeby – bez względu na przyczynę utraty danych.

Jakie systemy poczty obejmuje backup?

Wdrażamy systemy mail backup dla najczęściej wykorzystywanych środowisk pocztowych w polskich firmach. Nasze rozwiązania są elastyczne – niezależnie od architektury Twojej poczty, konfigurujemy odpowiedni sposób tworzenia kopii zapasowej:

Microsoft 365 / Exchange Online

Zabezpieczamy dane z usług Microsoft, obejmując wiadomości e-mail, kalendarze, kontakty oraz załączniki. Wykorzystujemy integracje API, umożliwiające pełny dostęp do danych i odzyskiwanie ich w dowolnym momencie.

Exchange lokalny (on-premise)

W środowiskach lokalnych tworzymy kopie zapasowe poczty e-mail na poziomie serwera. Backup działa zarówno dla całych baz skrzynek, jak i pojedynczych kont.

Google Workspace / Gmail

Zabezpieczamy pocztę Gmail oraz dane użytkowników Google Workspace, w tym zawartość kalendarza i kontaktów. Wspieramy automatyczne harmonogramy tworzenia kopii zapasowej poczty i szybkie przywracanie.

IMAP/POP (serwery hostingowe, domeny firmowe)

Wspieramy klasyczne protokoły pocztowe, powszechnie używane na serwerach hostingowych. Realizujemy kopie wiadomości e-mail za pośrednictwem protokołu IMAP, z opcją synchronizacji przychodzących i wychodzących maili.

Zimbra, Kerio, Thunderbird

Zarządzamy backupem w środowiskach alternatywnych, stosowanych głównie w sektorze MŚP. Wdrażamy rozwiązania umożliwiające ciągłe tworzenie kopii zapasowej oraz odzyskiwanie danych z lokalnych plików użytkowników (np. plików PST w Thunderbirdzie).

Zakres backupu poczty e-mail w AvendiIT

Projektując backup dla naszych klientów, koncentrujemy się na pełnym zabezpieczeniu danych oraz zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami. 

Zakres działań obejmuje:

• kopie wszystkich wiadomości przychodzących i wychodzących – zachowanie kompletności korespondencji;
• backup kontaktów, wydarzeń z kalendarza oraz załączników – dostęp do powiązanych danych komunikacyjnych;
• archiwizację danych z nieaktywnych kont – zabezpieczenie informacji po odejściu pracownika lub zamknięciu skrzynki;
• zaawansowane wyszukiwanie i selektywne odzyskiwanie – przywracanie danych według tematu, nadawcy, daty lub treści;
• automatyczne harmonogramy backupu – minimalizacja ryzyka błędów ludzkich i konieczności ręcznych interwencji;
• zgodność retencji danych z polityką organizacyjną – np. 90 dni, 1 rok lub 7 lat, zgodnie z wymaganiami prawnymi.

Wszystkie nasze systemy backupowe mają możliwość szyfrowania danych (SSL/TLS) oraz raportowania w czasie rzeczywistym, pozwalając klientom na bieżącą kontrolę stanu zabezpieczeń.

Scenariusze, w których backup poczty jest niezbędny

Na co dzień pracujemy z firmami, które doświadczyły poważnych utrat danych z poczty elektronicznej. Backup umożliwia skuteczne działanie w sytuacjach:

Przypadkowe usunięcie wiadomości lub skrzynki

Najczęstszy przypadek – pracownik usuwa dane, które po kilku tygodniach okazują się istotne. Dzięki backupowi jesteśmy w stanie je odzyskać z określonego dnia, folderu czy zakresu dat.

Atak ransomware szyfrujący pocztę

W razie infekcji systemu możliwe jest przywrócenie danych sprzed ataku – bez konieczności płacenia okupu lub odtwarzania całego środowiska.

Awaria serwera pocztowego

Problemy z fizyczną infrastrukturą lub usługami hostingowymi mogą prowadzić do utraty danych. Backup pozwala na ich natychmiastowe przywrócenie.

Zmiana dostawcy poczty

Migracja systemów (np. z Gmail do Microsoft 365) wiąże się z ryzykiem błędów transferu. Dzięki kopii zapasowej danych zabezpieczamy wszystkie zasoby w trakcie i po migracji.

Audyty, spory prawne i potrzeba dostępu do archiwum

W przypadku kontroli urzędowych, wewnętrznych audytów lub sporów sądowych, dostęp do archiwalnej korespondencji jest wymagany. Backup gwarantuje szybki dostęp do potrzebnych wiadomości e-mail.

Korzyści z backupu poczty e-mail

Rozwiązania, które wdrażamy w Avendi, nie są dodatkiem – stanowią podstawę bezpiecznej infrastruktury komunikacyjnej. Backup poczty e-mail przekłada się na realne korzyści w codziennej pracy i długoterminowym zarządzaniu danymi.

Pewność odzyskania danych po awarii

Dzięki automatyzacji i redundancji jesteśmy w stanie przywrócić utracone dane z określonego punktu w czasie – zarówno pojedyncze wiadomości e-mail, jak i całe skrzynki pocztowe.

Ciągłość komunikacji w firmie

Zabezpieczenie poczty e-mail pozwala utrzymać dostępność korespondencji niezależnie od problemów po stronie użytkowników czy dostawców usług.

Redukcja ryzyka utraty informacji

Archiwizowane dane umożliwiają dostęp do informacji, które w innym przypadku zostałyby trwale utracone – dotyczy to także zarchiwizowanych wiadomości e-mail i załączników.

Spełnienie wymagań prawnych i norm bezpieczeństwa

Backup wspiera zgodność z przepisami: RODO, ISO 27001, NIS 2 oraz wewnętrznymi politykami przechowywania danych – szczególnie istotne przy współpracy z partnerami z sektora finansowego, publicznego i medycznego.

Odciążenie administratorów IT

Zautomatyzowane harmonogramy, raportowanie oraz dostęp do centralnego panelu zarządzania minimalizują konieczność ręcznej obsługi i eliminują ryzyko błędów ludzkich w zakresie kopii zapasowej poczty e-mail.

Jak działa backup poczty w praktyce?

Wdrażane przez nas systemy mail backup działają w pełni automatycznie, bez potrzeby angażowania użytkowników końcowych. 

Proces obejmuje:

• integrację systemu pocztowego z platformą backupową – obejmującą autoryzację, zakres danych oraz harmonogramy;
• automatyczne tworzenie kopii zapasowej wiadomości e-mail – zgodnie z określonym interwałem (np. co godzinę, raz dziennie);
• szyfrowanie danych protokołem SSL/TLS – na każdym etapie transmisji i przechowywania (np. AES-256);
• wybór miejsca przechowywania danych – lokalny serwer, chmura krajowa lub centrum danych na terenie UE;
• dostęp do panelu zarządzania – umożliwiającego selektywne odzyskiwanie danych, monitorowanie statusu oraz eksport raportów;
• przywracanie danych – na poziomie użytkownika, folderu, skrzynki e-mail lub pojedynczej wiadomości.

System jest skalowalny – działa zarówno dla małych zespołów, jak i organizacji z setkami kont.

Koszt backupu poczty – co wpływa na cenę?

W Avendi oferujemy przejrzyste i skalowalne modele wyceny. 

Na koszt usługi mail backup wpływają:

• liczba kont poczty e-mail objętych backupem – im większa skala, tym niższy jednostkowy koszt;
• rodzaj systemu pocztowego – różnice funkcjonalne pomiędzy np. Gmail, Outlook i serwerem IMAP;
• okres retencji danych – krótszy okres (30 dni) generuje mniejsze zapotrzebowanie na przestrzeń dyskową niż retencja kilkuletnia;
• dodatkowe funkcje – m.in. eDiscovery, archiwizacja, migracja danych lub analiza zgodności z regulacjami;
• poziom wsparcia – podstawowa obsługa różni się od pełnego zarządzania backupem z nadzorem 24/7.

Przykład: backup 25 skrzynek pocztowych z roczną retencją może zaczynać się od 18–22 zł netto miesięcznie za konto, w zależności od wybranego systemu i zakresu usług dodatkowych.