Migracja do Microsoft 365 dla firm

Czym jest Microsoft 365 i dlaczego warto przenieść dane do chmury? 

Microsoft 365 to kompleksowe narzędzie do pracy w chmurze, które daje dostęp do pakietu Office, Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams i wielu innych aplikacji Microsoft 365. 

Dlaczego migracja do Microsoft 365 jest rozsądnym wyborem? 

• dostępność – dostęp do poczty, plików i aplikacji z każdego miejsca i urządzenia; 

• bezpieczeństwo – zaawansowane mechanizmy ochrony danych, backup i kontrola dostępu; 

• elastyczność – możliwość dopasowania planu do potrzeb małych i średnich firm, jak i dużych organizacji; 

• oszczędności – brak konieczności utrzymywania lokalnego serwera i kosztownej infrastruktury IT. 

„Według danych Microsoft, ponad 345 milionów użytkowników korzysta obecnie z Microsoft 365. Firmy, które przeniosły dane do chmury, zyskują nawet 25% większą produktywność, ponieważ pracownicy mają stały dostęp do zasobów i mogą efektywniej współpracować. Jeśli jeszcze zastanawiasz się nad przejściem do chmury Microsoft 365, warto rozważyć nie tylko oszczędności, ale przede wszystkim bezpieczeństwo i niezawodność, jakie oferuje ta platforma”. – Łukasz Małkiewicz, CEO Avendi. 

Jak wygląda proces migracji do Microsoft 365? 

Każda migracja danych do Microsoft 365 wymaga dokładnego planowania. Nie wystarczy wrzucić plików do chmury i liczyć, że wszystko będzie działać. Proces migracji to seria precyzyjnych kroków zapewniających bezpieczeństwo, ciągłość działania i prawidłową konfigurację. 

Analiza i audyt obecnej infrastruktury IT 

Zanim zaczniemy przenosić dane do Microsoft 365, musimy sprawdzić aktualne systemy i ocenić zakres migracji. Każda firma ma inne potrzeby, więc konieczne jest przeanalizowanie: 

• obecnej poczty e-mail – typ skrzynek, ilość wiadomości, rozmiary plików; 

• struktury plików i dokumentów – co powinno trafić do OneDrive, a co do SharePoint; 

• aplikacji i integracji – które narzędzia są wykorzystywane i jak migracja wpłynie na przepływ danych. 

Wybór odpowiedniego planu Microsoft 365 

Microsoft 365 oferuje różne plany – od Microsoft 365 Business Basic po 365 Enterprise. Pomagamy wybrać optymalną licencję, dostosowaną do liczby użytkowników, wymagań bezpieczeństwa i potrzeb produktywności. 

Przykładowe koszty subskrypcji: 

• Microsoft 365 Business Basic – ok. 25 zł/miesiąc na użytkownika; 

• Microsoft 365 Business Standard – ok. 50 zł/miesiąc na użytkownika; 

• Microsoft 365 Enterprise E3 – ok. 90 zł/miesiąc na użytkownika. 

Nie każda firma potrzebuje najdroższego pakietu. Dobieramy licencję, która zapewni wszystko, czego potrzebujesz – bez zbędnych kosztów. 

Przygotowanie użytkowników i systemów do migracji 

Migracja to nie tylko kwestia technologii – pracownicy również muszą być gotowi. Szkolimy zespoły, aby wiedziały, jak korzystać z nowych aplikacji Microsoft 365, a także dbamy o odpowiednią konfigurację systemów. 

Przeniesienie danych: poczty, plików, aplikacji 

To najważniejszy etap, w którym migracja poczty do Microsoft 365, pliki, kalendarze i inne zasoby są przenoszone do chmury. Robimy to stopniowo w celu uniknięcia przestojów i utrudnień w pracy. 

Testy, konfiguracja i optymalizacja środowiska 

Po przeniesieniu danych sprawdzamy, czy wszystko działa poprawnie. Optymalizujemy ustawienia, konfigurujemy polityki bezpieczeństwa i upewniamy się, że poczta e-mail, OneDrive i SharePoint są gotowe do użycia. 

Szkolenie pracowników i wsparcie powdrożeniowe 

Migracja to dopiero początek – ważne jest, aby pracownicy umieli korzystać z nowych narzędzi. Szkolimy zespoły, uczymy zarządzania danymi i przepływu poczty, a także zapewniamy wsparcie po wdrożeniu, aby wszystko działało bez zakłóceń. 

Jakie dane można przenieść do Microsoft 365? 

Nie wszystko da się przenieść do chmury jednym kliknięciem, ale Microsoft 365 umożliwia migrację priorytetowych zasobów: 

• skrzynki e-mail do Exchange Online – wszystkie wiadomości, kontakty i kalendarze mogą zostać przeniesione do nowego systemu pocztowego; 

• pliki i dokumenty do OneDrive i SharePoint – eliminacja lokalnych serwerów, lepszy dostęp i łatwiejsze zarządzanie danymi; 

• aplikacje Microsoft – możliwość integracji z Teams, Outlook i innymi produktami Microsoft; 

• dane z serwerów lokalnych i starszych systemów – możliwość migracji archiwalnych skrzynek i innych danych firmowych. 

Naszym celem jest zminimalizowanie ryzyka i zachowanie pełnej ciągłości działania Twojej firmy. Microsoft 365 pozwala na pełną automatyzację procesów, ale dobrze przeprowadzona migracja wymaga wiedzy i doświadczenia. 

Z jakich systemów można przenieść pocztę do Microsoft 365? 

Migrację realizujemy z różnych platform – zarówno lokalnych serwerów pocztowych, jak i innych usług chmurowych.  

W Avendi obsługujemy następujące rozwiązania: 

• Microsoft Exchange (lokalny i chmurowy) – przenosimy skrzynki pocztowe programu Exchange, zachowując całą strukturę folderów, reguły i konfiguracje; 

• Google Workspace (Gmail) – jeśli Twoja firma używała Gmaila, możemy przenieść całą pocztę e-mail oraz kontakty i kalendarze do Exchange Online; 

• IMAP i POP3 – migracja IMAP dotyczy serwerów pocztowych Zimbra, Thunderbird oraz serwerów firm trzecich; 

• serwery lokalne i starsze systemy – jeśli firma korzysta z starego pakietu Office, Lotus Notes czy innych, mniej popularnych systemów pocztowych, również możemy przeprowadzić migrację pocztowych skrzynek użytkownika. 

Wyzwania i ryzyka związane z migracją do Microsoft 365 – jak im zapobiec? 

Migracja do Microsoft 365 niesie ze sobą wiele korzyści, ale nie można zapominać o potencjalnych wyzwaniach i zagrożeniach.  

Przenoszenie danych do chmury Microsoft 365 wymaga odpowiedniego zaplanowania, ponieważ błędy w migracji prowadzą do utraty danych, przestojów w pracy czy problemów z integracją aplikacji Microsoft 365. Jesteśmy od tego, aby zadbać o bezpieczeństwo, ciągłość działania i prawidłową konfigurację na każdym etapie migracji danych do Microsoft 365.  

Największe wyzwania, jakie mogą pojawić się podczas procesu przenoszenia danych, i sposoby zapobiegania: 

Unikanie przestojów w pracy firmy poprzez etapową migrację 

Jednym z najczęstszych problemów jest zakłócenie codziennej pracy firmy podczas przenoszenia poczty i plików do chmury Microsoft 365. Gdy system przestaje działać lub dane nie są dostępne, firma może stracić cenny czas i pieniądze. 

Jak temu zapobiegamy? 

• przeprowadzamy migrację etapową – zamiast przenosić wszystko na raz, migrujemy grupy użytkowników stopniowo, pozwalając na kontrolowanie przebiegu procesu; 

• testujemy migrację na małej grupie użytkowników – dzięki temu sprawdzamy, czy wszystko działa poprawnie, zanim przeniesiemy całą firmę do Microsoft 365; 

• zapewniamy alternatywne rozwiązania – jeśli wystąpią problemy z dostępem do poczty czy plików, wdrażamy tymczasowe obejścia, aby pracownicy mogli nadal wykonywać swoje obowiązki. 

Ochrona danych i tworzenie kopii zapasowych przed migracją 

Bezpieczeństwo danych to absolutny priorytet. Microsoft 365 oferuje wiele narzędzi do ochrony plików i poczty, ale nie wszystkie firmy mają pełną kontrolę nad swoimi zasobami przed migracją. 

Dlatego przed każdym procesem przenoszenia danych do Microsoft 365: 

• tworzymy pełne kopie zapasowe – zarówno poczty, jak i plików, aby w razie problemów móc odzyskać dane; 

• weryfikujemy polityki bezpieczeństwa – sprawdzamy, czy dane nie zawierają niekompatybilnych plików, które mogą powodować błędy w OneDrive, SharePoint czy Exchange Online; 

• konfigurujemy zabezpieczenia w Microsoft 365 – wdrażamy wielopoziomowe uwierzytelnianie, ograniczenia dostępu i inne środki ochrony, które zapobiegają wyciekom danych. 

Szkolenie pracowników i zapewnienie wsparcia IT 

Zbyt szybka migracja bez odpowiedniego przeszkolenia zespołu prowadzi do spadku produktywności. Dlatego prowadzimy szkolenia przed i po migracji. Uczymy pracowników, jak korzystać z Microsoft Teams, Outlook, OneDrive i SharePoint. 

Dostarczamy także instrukcje i materiały – przygotowujemy przystępne poradniki, aby każdy użytkownik mógł szybko odnaleźć się w nowym środowisku. Warto również wspomnieć, iż zapewniamy wsparcie powdrożeniowe. Po zakończeniu migracji nadal jesteśmy do dyspozycji, pomagając w rozwiązywaniu problemów i dostosowywaniu platformy Microsoft 365 do potrzeb firmy. 

Koszt migracji do Microsoft 365 – od czego zależy cena? 

Cena migracji do Microsoft 365 zależy od wielu czynników, dlatego nie ma jednej uniwersalnej kwoty. Jesteśmy zwolennikami transparentności – zawsze dokładnie wyjaśniamy, co wpływa na koszt migracji i jakie opcje są dostępne. 

Co wpływa na koszt migracji? 

• liczba użytkowników – im więcej kont pocztowych, plików i zasobów trzeba przenieść, tym większy nakład pracy; 

• ilość danych do migracji – jeśli firma posiada duże archiwalne skrzynki pocztowe czy terabajty plików, wymaga to dodatkowej optymalizacji; 

• integracja z innymi systemami – jeśli firma korzysta z niestandardowego oprogramowania, konieczne będzie jego dostosowanie do Microsoft 365; 

• tryb migracji – migracja etapowa, pełna czy hybrydowa wpływa na stopień skomplikowania procesu; 

• wsparcie po migracji – wiele firm decyduje się na opiekę powdrożeniową, aby zapewnić ciągłość działania i szkolenia dla zespołu. 

Przykładowe ceny migracji: 

• migracja podstawowa (do 10 użytkowników) – od 2 000 zł; 

• migracja standardowa (do 50 użytkowników) – od 5 000 zł; 

• migracja zaawansowana (100+ użytkowników, duże zbiory danych, integracje) – wycena indywidualna. 

Chcesz poznać szczegóły? Sprawdź dokładny cennik migracji do Microsoft 365 i zobacz, ile to kosztuje: [LINK]