System Backupów dla zakładu stomatologicznego

Dlaczego backup w gabinecie stomatologicznym jest konieczny?

Każda placówka medyczna – niezależnie od wielkości – przetwarza dane podlegające szczególnej ochronie. W gabinetach stomatologicznych są to m.in. dane osobowe, informacje o stanie zdrowia pacjentów, elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM), zdjęcia RTG oraz wyniki badań obrazowych. Brak odpowiedniego zabezpieczenia tych danych może prowadzić do poważnych naruszeń przepisów RODO i ustawy o ochronie danych osobowych, a także skutkować utratą zaufania pacjentów oraz konsekwencjami finansowymi.

W Avendi realizujemy wdrożenia systemów kopii zapasowych w taki sposób, aby chronić dane na poziomie zarówno operacyjnym, jak i prawnym. Awaria dysku, atak ransomware czy przypadkowe skasowanie danych – to realne ryzyka, z którymi mierzą się placówki medyczne. Nasze systemy backupów minimalizują te zagrożenia, zapewniając dostępność i integralność danych przez cały czas.

Jakie dane obejmuje system backupów dla stomatologii?

Zakres danych objętych systemem backupów powinien odpowiadać pełnej strukturze informatycznej gabinetu. W Avendi dbamy o to, by backup był kompleksowy – obejmujący nie tylko systemy EDM, ale również dane z rejestracji, obrazowania oraz finansów.

Bazy danych programów medycznych

Tworzymy kopie zapasowe baz danych najczęściej stosowanych systemów w stomatologii, takich jak Estomed, KS-SOMED, dr100, medfile, felg dent czy eGabinet. Backupujemy również dane z systemów rejestracji pacjentów oraz aplikacji do zarządzania gabinetem stomatologicznym.

Elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM)

EDM to centralny element dokumentacji klinicznej. Obejmuje historię leczenia, zgody pacjentów, dokumenty diagnostyczne, formularze i raporty. Zapewniamy pełną ochronę i zgodność backupu z wytycznymi Ministerstwa Zdrowia oraz wymaganiami prawnymi.

Zdjęcia RTG i skany

Backup danych obrazowych realizujemy niezależnie od formatu i źródła. Dotyczy to zdjęć z aparatów RTG, skanerów wewnątrzustnych, plików DICOM oraz danych z systemów PACS. W razie potrzeby dane te można przywrócić bezpośrednio na wybrane stanowisko robocze.

Dokumentacja administracyjna i finansowa

Tworzymy kopie zapasowe plików administracyjnych, w tym faktur, umów, kart pracy, raportów kasowych oraz dokumentów księgowych. Ochroną obejmujemy również dane z systemów Insert, Optima czy Symfonia.

Korespondencja e-mail i pliki lokalne

W ramach backupu zabezpieczamy również dane z komputerów rejestracji – pocztę elektroniczną, załączniki, foldery robocze i dokumenty tekstowe. To szczególnie ważne w sytuacjach, gdy lokalne pliki nie są częścią głównego systemu EDM, a mimo to zawierają istotne informacje medyczne lub kontaktowe.

Jak działa system backupów w praktyce?

Wdrożenie backupu w Avendi to proces realizowany w sposób zautomatyzowany i dopasowany do specyfiki pracy placówki. Użytkownik nie musi podejmować żadnych dodatkowych czynności – cały proces jest nadzorowany przez nasz zespół techniczny.

Instalacja agenta backupowego

Na komputerach i serwerach placówki instalujemy agenta backupowego, który monitoruje wskazane foldery, bazy danych i aplikacje. Agent działa w tle, nie wpływając na bieżącą pracę.

Automatyczne kopie zapasowe według harmonogramu

System backupu wykonuje kopie automatycznie, według wcześniej ustalonego harmonogramu – najczęściej codziennie, w formie kopii przyrostowej (zapis tylko zmian od ostatniego backupu). Dzięki temu zużycie zasobów i przepustowości sieci jest minimalne.

Szyfrowane przesyłanie danych

Wszystkie dane objęte backupem są szyfrowane algorytmem AES-256 – zarówno podczas przesyłania, jak i w momencie przechowywania.

Retencja danych zgodna z przepisami

System pozwala na konfigurację polityki retencji, czyli okresu przechowywania kopii danych. Domyślnie stosujemy zakres 30–365 dni, zgodny z wymaganiami ustawy o dokumentacji medycznej oraz potrzebami audytowymi.

Możliwość szybkiego odzyskania danych

W razie awarii, błędu użytkownika lub utraty danych – przywracamy wskazane pliki, foldery lub całe systemy. Działa to bez angażowania pracowników gabinetu i z zachowaniem pełnej struktury danych.

Główne funkcje backupu dla placówek stomatologicznych

Wdrażane przez nas systemy backupów mają konkretne funkcje, które są niezbędne do prawidłowego zabezpieczenia infrastruktury informatycznej:

• backup lokalny, zdalny lub hybrydowy – dopasowany do preferencji gabinetu i infrastruktury IT;
• monitoring poprawności backupu – raporty dzienne z informacją o statusie kopii;
• szyfrowanie danych – zarówno w spoczynku, jak i podczas przesyłania;
• możliwość przywracania – pojedynczych plików, folderów lub całych baz danych;
• obsługa różnych urządzeń – serwery, stacje robocze, NAS, komputery rejestracji.

Zgodność z przepisami i standardami

Wdrażając system backupów dla gabinetu stomatologicznego, bierzemy pod uwagę wszystkie wymogi formalne, prawne oraz techniczne. Zapewniamy zgodność z obowiązującymi przepisami, co ma szczególne znaczenie w kontekście przechowywania danych osobowych pacjentów oraz elektronicznej dokumentacji medycznej.

RODO – ochrona danych pacjentów

Systemy, które wdrażamy, spełniają wszystkie wymogi Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Dane są przechowywane w sposób szyfrowany, dostęp do nich mają wyłącznie osoby uprawnione, a każdy przypadek dostępu jest rejestrowany. Przechowywane kopie są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, manipulacją i utratą.

Wytyczne Ministerstwa Zdrowia

Przestrzegamy wytycznych dotyczących przetwarzania i przechowywania elektronicznej dokumentacji medycznej, określonych przez Ministra Zdrowia. Backup danych medycznych wykonujemy w sposób, który umożliwia ich późniejsze odtworzenie zgodnie z przepisami. Stosujemy polityki retencji, które uwzględniają okresy archiwizacji wymagane prawem.

Certyfikaty bezpieczeństwa i standardy ISO

Stosowane przez nas systemy backupów spełniają normy bezpieczeństwa informacji ISO/IEC 27001. Dane są przechowywane w chmurze zlokalizowanej w centrum danych w Europie, które posiada certyfikaty zgodności z europejskimi standardami. W przypadku audytów IT dokumentujemy cały proces tworzenia i przechowywania kopii zapasowych.

Historia backupów i kontrola dostępu

Każdy backup jest rejestrowany i raportowany. Istnieje możliwość prześledzenia historii kopii oraz przywróceń danych. Oferujemy również zarządzanie dostępem – w tym nadawanie, modyfikowanie i odbieranie uprawnień dla poszczególnych użytkowników.

Korzyści z wdrożenia backupu w gabinecie stomatologicznym

Wdrożenie systemu backupów nie tylko zwiększa poziom bezpieczeństwa danych, ale również ułatwia codzienne funkcjonowanie placówki. Zabezpieczona dokumentacja to stabilność operacyjna i zgodność z przepisami.

Ochrona przed utratą danych

Backup chroni dane przed usunięciem, awarią sprzętową, błędem użytkownika czy atakiem złośliwego oprogramowania. Dzięki wdrożeniu systemu możemy odzyskać dane nawet z konkretnego dnia lub godziny, bez konieczności przywracania całego systemu.

Zgodność z przepisami

Backup danych medycznych, dokumentacji finansowej i korespondencji jest obowiązkiem prawnym każdej placówki. Dzięki naszemu wsparciu właściciel gabinetu spełnia te obowiązki w sposób zgodny z aktualnymi przepisami.

Ciągłość pracy placówki

W przypadku awarii systemów lub usunięcia danych, przywracamy całość infrastruktury informatycznej w krótkim czasie. Backup minimalizuje ryzyko przestoju, dzięki czemu nie dochodzi do odwoływania wizyt czy utraty informacji o pacjentach.

Odporność na błędy personelu

System umożliwia odzyskanie danych usuniętych lub nadpisanych przez użytkowników. Dotyczy to nie tylko baz danych, ale również plików lokalnych i poczty elektronicznej. Dzięki temu eliminujemy skutki przypadkowych działań.

Ochrona przed zagrożeniami cyfrowymi

Dane są chronione przed atakami typu ransomware i innymi formami złośliwego oprogramowania. Backup przechowywany w bezpiecznym centrum danych jest oddzielony od głównego systemu gabinetu, co uniemożliwia jego zaszyfrowanie przez zewnętrzne zagrożenie.

Koszt backupu dla gabinetu – co wpływa na wycenę?

Cenę wdrożenia i utrzymania backupu ustalamy indywidualnie, w zależności od specyfiki gabinetu. Koszty zależą od czynników technicznych, które analizujemy podczas etapu audytu, m.in.:

• liczba urządzeń objętych backupem – każdy komputer, serwer lub NAS jest osobnym punktem kopiowania danych;
• objętość danych – backup EDM, zdjęć RTG i korespondencji wymaga różnej przestrzeni dyskowej w zależności od gabinetu;
• model backupu – lokalny, zdalny lub hybrydowy (łączący oba rozwiązania);
• częstotliwość tworzenia kopii – codzienny backup przyrostowy generuje więcej danych niż tygodniowa kopia pełna;
• zakres wsparcia technicznego – dostępność SLA, czas reakcji, możliwość pomocy zdalnej lub lokalnej.

W praktyce cena backupu dla małego gabinetu zaczyna się od około 70 zł netto miesięcznie. Większe placówki z rozbudowaną infrastrukturą i backupem hybrydowym mogą ponosić koszt rzędu 150–400 zł miesięcznie.