Bezpieczeństwo danych dla klinik i gabinetów medycznych

Dlaczego bezpieczeństwo danych w placówkach medycznych jest istotne?

Placówki medyczne przetwarzają dane szczególnie wrażliwe – obejmujące zarówno informacje identyfikujące pacjenta, jak i dane dotyczące jego stanu zdrowia. W praktyce oznacza to obowiązek stosowania zaawansowanych procedur i środków bezpieczeństwa, zarówno organizacyjnych, jak i technicznych. 

Naruszenie tych zasad może prowadzić do:

• odpowiedzialności prawnej, zgodnie z przepisami RODO oraz ustawami krajowymi;
• strat finansowych, wynikających z kar administracyjnych lub kosztów obsługi incydentu;
• pogorszenia reputacji, przekładającej się na spadek zaufania pacjentów i kontrahentów.

W naszej pracy dostarczamy rozwiązania umożliwiające pełne dostosowanie działalności do wymagań regulacyjnych, przy jednoczesnym zabezpieczeniu wszystkich procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Jakie dane podlegają ochronie w klinikach i gabinetach?

W każdej placówce medycznej gromadzone są informacje, które zgodnie z przepisami wymagają podwyższonego poziomu ochrony. Zabezpieczamy systemy przechowujące i przetwarzające:

• dane osobowe: imię, nazwisko, numer PESEL, dane kontaktowe, adres zamieszkania;
• dane medyczne: rozpoznania, historia leczenia, wyniki badań, opisy wizyt i konsultacji;
• informacje ubezpieczeniowe: numer polisy, dane płatnika, potwierdzenia refundacji;
• dokumentację z wywiadu lekarskiego oraz elektroniczną dokumentację medyczną.

Zabezpieczamy również systemy informatyczne, na których dane te są przetwarzane i przechowywane, niezależnie od skali działalności placówki.

Obowiązki prawne placówek medycznych w zakresie bezpieczeństwa danych

Przepisy prawa jasno określają, jakie obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych ciążą na administratorze danych w podmiocie leczniczym. My te wymagania znamy i wdrażamy je w praktyce. 

Obejmują one między innymi:

• RODO w placówce medycznej – obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, tworzenie i wdrażanie polityk prywatności, zarządzanie zgodami i klauzulami informacyjnymi;
• Ustawę o systemie informacji w ochronie zdrowia – określającą zasady prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej oraz integracji z systemem P1;
• Dyrektywę NIS 2 – nakładającą obowiązek wdrożenia systemów bezpieczeństwa teleinformatycznego dla wybranych podmiotów z sektora ochrony zdrowia;
• wytyczne krajowe – zalecenia Ministra Zdrowia i instytucji nadzorczych dotyczące sposobu przechowywania danych oraz organizacji procedur.

Każdy z powyższych obowiązków może wiązać się z koniecznością przygotowania dokumentacji, wdrożenia systemu szkoleń i dostosowania infrastruktury IT. Zajmujemy się tym kompleksowo.

Jakie zagrożenia występują w środowisku medycznym?

Nasze doświadczenie pokazuje, że placówki ochrony zdrowia są szczególnie narażone na różnego rodzaju incydenty związane z bezpieczeństwem danych. Do najczęstszych zagrożeń należą:

• złośliwe oprogramowanie typu ransomware blokujące dostęp do danych i żądające okupu za ich odzyskanie;
• próby wyłudzenia danych (phishing), kierowane do personelu rejestracji i administracji;
• nieautoryzowany dostęp do danych medycznych, wynikający z braku kontroli dostępu;
• brak szyfrowania nośników danych i komputerów przenośnych, wykorzystywanych poza placówką;
• przestarzałe oprogramowanie medyczne, podatne na ataki z zewnątrz.

Pomagamy w identyfikacji i eliminowaniu tych ryzyk – od poziomu sprzętu, przez konfigurację systemów, po wdrożenie polityk wewnętrznych.

Jakie usługi oferujemy w zakresie bezpieczeństwa danych dla medycyny?

W Avendi nie ograniczamy się do pojedynczych działań. Naszym celem jest pełna ochrona informacji, które placówka medyczna przetwarza na co dzień. Wszystko zaczyna się od precyzyjnej diagnozy potrzeb, a kończy na stałym nadzorze nad wdrożonymi rozwiązaniami. Pracujemy z podmiotami różnej wielkości – od jednoosobowych gabinetów po rozbudowane sieci klinik. Każdy zakres współpracy opieramy na indywidualnej analizie.

Nasze usługi obejmują:

• audyt IT – sprawdzamy infrastrukturę informatyczną, procedury wewnętrzne oraz zgodność z przepisami prawa, w tym z wymaganiami RODO i ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia;
• wdrażanie dokumentacji i polityk RODO – opracowujemy pełen zestaw dokumentów, w tym rejestry czynności przetwarzania danych, procedury reagowania na incydenty, upoważnienia, instrukcje i klauzule informacyjne;
• ochrona sieci i systemów medycznych – zabezpieczamy dostęp do systemów (m.in. mMedica, drEryk, Medyc, Optimed), konfigurujemy zapory sieciowe, monitorujemy punkty dostępowe;
• szyfrowanie i kopie zapasowe – wdrażamy rozwiązania umożliwiające bezpieczne przechowywanie danych, ich automatyczne kopiowanie i odtwarzanie po awarii;
• szkolenia personelu medycznego – prowadzimy warsztaty i e-learningi dla lekarzy, pielęgniarek, rejestracji oraz administracji – dostosowane do poziomu wiedzy i roli w placówce;
• monitoring zagrożeń – wdrażamy systemy wczesnego wykrywania incydentów, analizujemy logi, tworzymy plany awaryjne i raportujemy ryzyka.

Wszystkie nasze działania są projektowane zgodnie z wytycznymi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, CSIRT GOV oraz przepisami krajowymi. To zapewnia nie tylko zgodność z prawem, ale również odporność na realne zagrożenia.

Jak wygląda wdrożenie zabezpieczeń w placówce medycznej?

Proces zabezpieczenia danych medycznych nie ogranicza się do jednorazowej konfiguracji systemu. To uporządkowany, wieloetapowy projekt, w którym każda faza opiera się na wcześniej przeprowadzonej analizie. Zawsze zaczynamy od poznania struktury przetwarzania danych osobowych w konkretnej placówce.

Wdrażanie zabezpieczeń obejmuje:

1. Audyt infrastruktury i procesów – analizujemy sposób gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych, w tym danych medycznych, dokumentacji elektronicznej i archiwalnej.
2. Planowanie zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych – dobieramy metody szyfrowania, kontrolę dostępu, sposób tworzenia kopii zapasowych oraz niezbędną dokumentację.
3. Konfiguracja systemów i sieci – wprowadzamy zmiany w ustawieniach oprogramowania, zabezpieczamy nośniki danych, weryfikujemy uprawnienia do systemów gabinetowych.
4. Szkolenie personelu – prowadzimy obowiązkowe i fakultatywne szkolenia w zakresie ochrony danych osobowych, procedur RODO, reakcji na incydenty i obsługi pacjenta w warunkach zgodnych z przepisami.
5. Monitoring i wsparcie techniczne – zapewniamy bieżącą obsługę systemów zabezpieczeń, kontrolujemy zmiany w przepisach oraz przeprowadzamy regularne przeglądy zgodności.

Celem tego procesu jest stworzenie środowiska odpornego na incydenty oraz w pełni zgodnego z przepisami prawa.

Korzyści z wdrożenia kompleksowego systemu bezpieczeństwa danych

Prawidłowo zaprojektowany i wdrożony system ochrony danych medycznych to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale także konkretne korzyści dla placówki medycznej i jej pacjentów.

Współpracując z nami, zyskujesz:

• zgodność z przepisami krajowymi i unijnymi, w tym z ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami RODO w placówce medycznej;
• ochronę danych pacjentów przed wyciekiem, utratą lub nieautoryzowanym dostępem;
• zabezpieczenie środowiska pracy zdalnej, w tym dla lekarzy prowadzących konsultacje online lub pracujących na urządzeniach przenośnych;
• zwiększone zaufanie ze strony pacjentów i instytucji współpracujących;
• gotowość do kontroli przeprowadzanych przez UODO, NFZ lub inne instytucje nadzorujące.

Zabezpieczenie danych pacjenta to nie tylko forma ochrony, ale także inwestycja w stabilność działalności i wiarygodność całej placówki.

Koszt zabezpieczenia danych w klinice – co wpływa na wycenę?

W Avendi nie tworzymy cenników „na oko” – każde wdrożenie jest wyceniane indywidualnie, w oparciu o faktyczny zakres prac i rzeczywiste potrzeby placówki medycznej. Na ostateczną cenę wpływają zmienne analizowane na etapie audytu.

Do najważniejszych należą:

• liczba stanowisk komputerowych oraz skala infrastruktury informatycznej – im więcej punktów dostępu do danych, tym większy zakres zabezpieczeń;
• rodzaj i liczba systemów wykorzystywanych w pracy z pacjentem – obejmujemy ochroną programy mMedica, drEryk, Optimed, Proassist, Medchart oraz systemy HIS w większych jednostkach;
• poziom oczekiwanych zabezpieczeń – od bazowego pakietu z szyfrowaniem i backupem po zaawansowane wdrożenia z monitoringiem, segmentacją sieci i kontrolą dostępu;
• potrzeba opracowania pełnej dokumentacji zgodnej z RODO, przepisami krajowymi i dyrektywami UE – w tym m.in. polityk, rejestrów, analiz ryzyka, instrukcji zarządzania systemem;
• zakres dodatkowych usług – takich jak szkolenia, wsparcie techniczne, stały nadzór, aktualizacje dokumentacji, przygotowanie do kontroli UODO.

„Przykładowo: dla małego gabinetu z jednym stanowiskiem koszt pełnej usługi może zaczynać się od ok. 1800 zł netto (obejmując audyt, dokumentację i zabezpieczenia techniczne). Dla średniej przychodni z kilkunastoma komputerami i elektroniczną dokumentacją – cena może wynieść od 7000 do 12000 zł netto w zależności od zakresu działań”. – Łukasz Małkiewicz, CEO Avendi.

Dokładna wycena zawsze poprzedzana jest bezpłatną konsultacją techniczną, podczas której określamy realne potrzeby i rekomendowane rozwiązania.