Zarządzanie projektami IT

Czym jest zarządzanie projektami IT i dlaczego jest istotne?

Zarządzanie projektami IT to zorganizowany sposób planowania, nadzorowania i realizowania zadań powiązanych z wdrażaniem systemów i rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwie. Jako Avendi odpowiadamy za każdy etap – od zbierania wymagań biznesowych po nadzorowanie realizacji i finalną ewaluację. Naszym zadaniem jest zapewnienie, aby projekt był zgodny z zakresem, harmonogramem i budżetem, bez kompromisów w zakresie jakości.

W ramach naszych działań:

• tworzymy realistyczny harmonogram z uwzględnieniem ryzyk oraz zależności między zadaniami;
• prowadzimy nadzór nad zespołem, wykonawcami i podwykonawcami, dbając o komunikację i transparentność;
• analizujemy bieżący stan realizacji i reagujemy na zmiany w założeniach projektowych.

Dzięki takiemu podejściu zapewniamy pełną kontrolę nad projektem IT na każdym jego etapie.

Jakie projekty IT obsługujemy?

Dostarczamy pełną obsługę projektową w zakresie rozwiązań informatycznych. Realizujemy zadania o różnej skali i złożoności – od lokalnych wdrożeń po wieloetapowe programy transformacyjne w dużych organizacjach. Działamy zawsze w oparciu o rzeczywiste potrzeby biznesowe i konkretne cele operacyjne.

Obsługiwane przez nas typy projektów:

• wdrożenia systemów ERP, CRM, HRM – narzędzia do zarządzania finansami, relacjami z klientami i procesami kadrowymi;
• migracje danych i systemów do środowisk chmurowych – zapewniające skalowalność, bezpieczeństwo i lepszą dostępność zasobów;
• integracje systemów IT oraz automatyzacja procesów – poprawiające efektywność operacyjną i eliminujące błędy wynikające z ręcznego przetwarzania danych;
• wdrożenia infrastruktury IT wraz z zabezpieczeniami z zakresu cyberbezpieczeństwa – obejmujące serwery, sieci, zapory i monitorowanie systemowe;
• tworzenie i rozwój oprogramowania dedykowanego – projektowanego na zamówienie, w pełni dostosowanego do wymagań branżowych i wewnętrznych procesów.

Do każdego projektu podchodzimy indywidualnie, dobierając odpowiednie zespoły, technologie oraz narzędzia zarządcze.

Metodyki zarządzania projektami IT – jakie stosujemy?

W Avendi korzystamy z uznanych na rynku metodyk zarządzania projektami IT, dobierając je w zależności od specyfiki przedsięwzięcia. Każdy projekt wymaga innego podejścia – elastyczności, struktury lub ich połączenia. Posiadamy kompetencje do stosowania zarówno modeli klasycznych, jak i zwinnych, a także podejść hybrydowych.

Agile

Stosujemy Agile tam, gdzie wymagana jest elastyczność i szybka adaptacja do zmieniających się warunków. W ramach podejścia zwinnego pracujemy w cyklach iteracyjnych, dostarczając wartość na każdym etapie realizacji. Wykorzystujemy takie frameworki jak Scrum i Kanban, angażując scrum masterów oraz analityków biznesowych we współpracy z zespołami programistycznymi.

Waterfall

W projektach o jasno określonym zakresie i przewidywalnym harmonogramie wykorzystujemy model kaskadowy Waterfall. Każdy etap (analiza, projektowanie, implementacja, testy, wdrożenie) realizowany jest w sposób sekwencyjny, co zapewnia pełną kontrolę nad zakresem prac i zgodnością ze specyfikacją.

PRINCE2

W środowiskach korporacyjnych, gdzie kluczowe są kontrola, odpowiedzialność i dokumentacja, stosujemy podejście PRINCE2. To metodyka strukturalna, oparta na precyzyjnym definiowaniu ról, produktów i etapów kontroli jakości.

PMI PMBOK

Posiadamy doświadczenie w pracy zgodnie z wytycznymi PMI PMBOK – zbioru dobrych praktyk, które wspierają project management w różnych branżach i typach projektów. Nasi specjaliści posiadają międzynarodowe certyfikaty PMP®, potwierdzające wysokie kompetencje w obszarze prowadzenia projektów.

Hybrydowe podejścia

W wielu przypadkach wdrażamy podejścia hybrydowe, łącząc elementy Agile i Waterfall. Pozwala to utrzymać kontrolę projektową przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności w realizacji poszczególnych zadań.

Najważniejsze etapy prowadzenia projektu IT

W Avendi prowadzimy projekty informatyczne zgodnie z jasno zdefiniowaną strukturą etapów. Każdy z nich realizujemy z należytą precyzją, uwzględniając ryzyka, potrzeby biznesowe i wymagania techniczne. Proces zawsze dostosowujemy do zakresu danego przedsięwzięcia, ale niezależnie od skali – trzymamy się sprawdzonego schematu zarządczego.

Inicjacja projektu i zebranie wymagań

Rozpoczynamy od określenia celu, zdefiniowania interesariuszy i zebrania wymagań biznesowych. Współpracujemy z użytkownikami końcowymi, kierownictwem oraz zespołami IT, aby ustalić pełen kontekst działania systemu. Dokumentujemy potrzeby i przygotowujemy kartę projektu, która stanowi punkt odniesienia dla dalszych prac.

Planowanie zakresu, budżetu i harmonogramu

Tworzymy szczegółowy plan działania. Określamy:

• zakres projektu – jasno zdefiniowany zbiór funkcjonalności i efektów do osiągnięcia;
• harmonogram – z rozpisaniem zadań, zależności i kamieni milowych;
• budżet – wraz z podziałem kosztów na poszczególne etapy;
• strukturę zespołu projektowego – z uwzględnieniem odpowiedzialności i relacji decyzyjnych.

Na tym etapie przygotowujemy również matrycę ryzyk oraz plan komunikacji.

Realizacja zadań i koordynacja zespołu

Wdrażamy zadania zgodnie z harmonogramem. Monitorujemy postępy, rozwiązujemy pojawiające się problemy i wprowadzamy korekty, jeśli projekt wymaga dostosowania. Nasz kierownik projektu czuwa nad zgodnością działań z założeniami biznesowymi, organizując regularne spotkania statusowe i aktualizując plan.

Testowanie i kontrola jakości

Każdy komponent systemu podlega testom funkcjonalnym, integracyjnym i akceptacyjnym. Tworzymy dokumentację testową, scenariusze i raporty, które umożliwiają ocenę poprawności działania rozwiązania. Dbamy o zarządzanie jakością oprogramowania, zgodność ze specyfikacją i stabilność działania systemu.

Wdrożenie i odbiór końcowy

Przeprowadzamy wdrożenie zgodnie z ustalonym scenariuszem. Przenosimy dane, uruchamiamy system produkcyjny i nadzorujemy jego funkcjonowanie w pierwszych dniach działania. Zbieramy podpisy pod protokołami odbioru i przekazujemy końcową dokumentację użytkownikom.

Ewaluacja i zamknięcie projektu

Po zakończeniu wdrożenia przeprowadzamy analizę efektywności, sporządzamy raport końcowy i przeprowadzamy spotkania zamykające. Oceniamy projekt pod kątem osiągnięcia założeń, jakości wykonania oraz poziomu satysfakcji interesariuszy. Dokumentujemy wnioski i przekładamy je na działania w przyszłych projektach.

Rola kierownika projektu IT (IT Project Managera)

W Avendi dużą wagę przywiązujemy do roli osoby prowadzącej projekt. Kierownik projektu IT to osoba odpowiedzialna za spójność działań, komunikację i realizację celów biznesowych.

Komunikacja z klientem i interesariuszami

Zapewniamy przejrzystą i regularną komunikację z każdą stroną zaangażowaną w projekt. Nasi kierownicy utrzymują kontakt z działami IT, zarządami, użytkownikami końcowymi i dostawcami zewnętrznymi, odpowiadając na pytania i dostarczając bieżące informacje.

Zarządzanie zespołem i dostawcami

Nadzorujemy współpracę członków zespołu, delegujemy zadania, monitorujemy postępy. Współpracujemy z firmami zewnętrznymi, integratorami, podwykonawcami – dbając o terminowość i zgodność z wymaganiami.

Monitorowanie postępu i ryzyk projektowych

Analizujemy wskaźniki realizacji (KPI), prowadzimy dzienniki ryzyk, eskalujemy sytuacje krytyczne, a przede wszystkim – reagujemy z wyprzedzeniem. Zarządzanie ryzykiem nie jest dla nas dodatkiem, lecz elementem codziennej pracy.

Zapewnienie zgodności z harmonogramem i budżetem

Czuwamy nad realizacją w ramach założonych terminów i kosztów. Śledzimy odchylenia od planu i podejmujemy działania korygujące. Dzięki dokładnej analizie danych projektowych podejmujemy decyzje oparte na faktach.

Reagowanie na zmiany i rozwiązywanie problemów

Zmiany zakresu? Konflikty w zespole? Problemy z wydajnością? Radzimy sobie z nimi metodycznie i rzeczowo. Prowadzimy projekty IT z myślą o ich efektywności, dlatego błędy analizujemy natychmiast i wdrażamy poprawki na bieżąco.

Jakie narzędzia wspierają zarządzanie projektami IT?

W naszej pracy korzystamy z dedykowanych narzędzi usprawniających planowanie, koordynację i dokumentowanie postępów:

• Jira, Trello, Asana, ClickUp – wspierające zarządzanie zadaniami i nadzorowanie backlogu;
• MS Project, GanttPRO – umożliwiające szczegółowe planowanie i kontrolę harmonogramu;
• Confluence, Notion – do dokumentacji projektowej i współpracy między zespołami;
• Teams, Slack – zapewniające komunikację w czasie rzeczywistym oraz organizację spotkań zespołu.

Korzyści z profesjonalnego zarządzania projektami IT

Zarządzając projektami, skupiamy się na celach mierzalnych i praktycznych. Nasz styl pracy pozwala na:

• terminową realizację projektów informatycznych – bez przesunięć i konieczności „goniących terminów”;
• przejrzystość w zakresie obowiązków, harmonogramów i dokumentacji – co usprawnia współpracę;
• kontrolę kosztów i efektywne zarządzanie zasobami – zarówno ludzkimi, jak i technicznymi;
• lepszą komunikację i współpracę między zespołami – bez powielania zadań i dublowania decyzji;
• ograniczenie ryzyk technologicznych i organizacyjnych – dzięki sprawdzonym procedurom i stałemu monitorowaniu.

Koszt zarządzania projektem IT – od czego zależy wycena?

Nie stosujemy sztywnych cenników – każdą wycenę przygotowujemy indywidualnie, uwzględniając:

• skalę i złożoność projektu – im więcej zależności i technologii, tym większe zaangażowanie zespołu;
• czas trwania – projekty kilkutygodniowe to inna organizacja niż kilkumiesięczne programy transformacyjne;
• liczbę specjalistów – niektóre projekty wymagają tylko kierownika i analityka, inne angażują cały zespół techniczny;
• przyjętą metodykę i narzędzia – inne są koszty dla projektu w modelu Agile, inne w PRINCE2;
• zakres odpowiedzialności Avendi – od doradztwa po pełne prowadzenie i nadzór nad projektem.

Przykładowo, w przypadku projektu trwającego 3 miesiące, obejmującego wdrożenie CRM i integrację z ERP, koszt zarządzania może wynieść od 30 000 zł netto wzwyż, zależnie od liczby zaangażowanych ról i metodyki.